GTD 把事情做完 #時間管理

 🙌 「GTD 把事情做完」(Getting Things Done, David Allen 方法) 是全球最受推崇的時間管理系統之一。我幫你整理成 理論＋步驟＋實例，方便直接用在教學、課程設計或自我提升。

✅ GTD 把事情做完：核心理念

一句話精華：
👉 把腦袋從「任務記憶庫」中解放 → 全部交給外部系統（紙本、App、手帳） → 讓大腦專注在「執行」。

大腦 ≠ 任務倉庫，大腦只適合「思考 & 決策」，不適合「存放待辦清單」。

🛠 GTD 五大核心步驟

① 收集 (Capture) 🗂️

• 把所有任務、想法、靈感、承諾記錄下來（Inbox）。
• 工具：紙本筆記、Notion、Evernote、Todoist。
• ✅ 例子：突然想起要寄信 → 先寫進手機待辦，而不是硬記腦袋。

② 處理 (Clarify) 🧐

• 問自己：「這件事是可以執行的嗎？」
• 兩分鐘法則：如果兩分鐘能完成 → 立刻做掉。
• ✅ 例子：回覆一封簡短 Email → 立即處理，不要拖。

③ 管理 (Organize) 📋

• 將待辦任務分門別類：
  • 專案（Project）
  • 下一步行動（Next Action）
  • 等待清單（Waiting For）
  • 有一天清單（Someday/Maybe）
• ✅ 例子：
  • 「準備演講」= 專案
  • 「寫演講稿大綱」= 下一步行動

④ 執行 (Do) 🚀

• 按照情境、時間、精力，決定下一步該做什麼。
• 四大標準：情境 / 可用時間 / 可用精力 / 任務優先級。
• ✅ 例子：在通勤時間，選擇完成「電話聯繫」任務，而不是「寫提案」。

⑤ 回顧 (Review) 🔄

• 每週檢視一次，確保系統更新。
• 調整目標、清理過期任務。
• ✅ 例子：週日晚上 → 打開手帳，檢查「專案清單 & 下週任務」。

🚦 GTD × 台灣場景應用

• 學生：用 GTD 把考試準備（大專案）拆分成小任務（每天一章複習）。
• 上班族：每天早上先清空 Inbox，專注完成「今日三件最重要的事」。
• 創業者：把靈感 / 合作機會都丟進收集箱，避免腦袋爆炸。

🧮 GTD 行動公式

[
高效行動力 = 收集 + 處理 + 管理 + 執行 + 回顧
]

#六個關鍵字

#GTD #把事情做完 #時間管理 #兩分鐘法則 #任務清單 #每週回顧

🛠 GTD 五大步驟更多應用

① 收集 (Capture)

• 應用方式：
  • 建立「收集箱」：手機備忘錄 / Evernote / 紙本手帳。
  • 把所有「腦中閃現」記下來，避免遺漏。
• 案例：
  • 台灣大學生小美 → 期末同時有 5 堂課報告，全部先丟進 Notion Inbox，再分類。
  • 創業者阿強 → 客戶聊天中提到合作想法，立刻用 LINE Keep 收集，不靠記憶。

② 處理 (Clarify)

• 應用方式：
  • 兩分鐘能完成的 → 立即做掉。
  • 其他任務 → 用「四象限」決定：立即處理 / 計劃安排 / 授權他人 / 果斷刪除。
• 案例：
  • 上班族小林 → 每天 9:00–9:30 清空郵件，能快速回覆的立刻回，剩下的排進行事曆。
  • 行政助理 → 收到主管臨時小任務 → 判斷能否授權給新人，避免自己被淹沒。

③ 計劃 (Organize & Plan)

• 應用方式：
  • 三隻青蛙理論：每天早上先吞掉最重要的三件事。
  • 21 天習慣效應：設定固定時段練習一個小習慣（例如早起讀書）。
  • 願望清單法：把長期目標拆進年 / 季 / 月計劃。
• 案例：
  • 考證照的學生 → 每天 2 小時「青蛙任務」：做題 + 複習，持續 21 天養成習慣。
  • 業務人員 → 把「每月拜訪 20 位客戶」放進行事曆，每週固定安排。

④ 執行 (Do)

• 應用方式：
  • 番茄工作法：25 分鐘專注 + 5 分鐘休息，避免分心。
  • 單任務制：一次只做一件事，避免多線崩潰。
  • 情境行動：利用碎片時間處理「等候回覆 / 電話清單」。
• 案例：
  • 自媒體經營者 → 每天 3 個番茄鐘，分別用來寫文案 / 剪影片 / 回覆粉絲。
  • 學生通勤時 → 處理「聽 Podcast 學習」或「列出報告大綱」。

⑤ 回顧 (Review)

• 應用方式：
  • 每週 1 次「週回顧」：清空 Inbox、檢查專案進度、調整下週重點。
  • 每月 1 次「月回顧」：確認是否貼近年度目標。
  • 使用 PDCA（Plan-Do-Check-Act）循環檢查進展。
• 案例：
  • 自由工作者 → 每週日晚間用 Notion 回顧「本週收入、專案進度、健康狀態」。
  • 企業主管 → 每月做一次「團隊回顧會」，檢查 KPI 完成度，提出改善措施。

📌 GTD × 不同人群應用案例

1. 學生族群 🎓
   • 收集：考試範圍 / 老師交代的功課。
   • 計劃：三隻青蛙 = 每天先做數學題、寫報告、複習英文單字。
   • 回顧：每週檢查學習進度，調整讀書方法。
2. 上班族 💼
   • 收集：會議待辦 / 郵件任務 / 老闆交代。
   • 處理：兩分鐘能完成的信件立刻回。
   • 計劃：每天最重要的三件事先排進日曆，下午才處理瑣事。
   • 回顧：週五檢查專案進度，週日規劃新的一週。
3. 創業者 / 自由工作者 🚀
   • 收集：靈感、合作機會、客戶需求。
   • 處理：立刻判斷 → 要不要做？自己做還是授權？
   • 計劃：把每月營收目標拆成每週任務（發佈產品、直播銷售）。
   • 回顧：每月調整商業模式，檢查 KPI。

🚀 GTD 擴充應用技巧

• 📱 工具結合：Notion / Todoist / Google Calendar → 收集 + 管理 + 提醒一次完成。
• 🧠 心智圖法：用 Xmind 視覺化專案，避免任務遺漏。
• ⏳ 時間封鎖：用日曆鎖死「青蛙任務」時間，避免被瑣事打斷。
• 🔄 團隊應用：每人維持自己的 GTD 系統，然後透過 Trello / Asana 對齊專案。

#六個關鍵字

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